予定を急遽変更しなければならなくなったとき、グラウンドのコンディションがわからないときなど メール連絡網でのお知らせは非常に有効です。
通常は出欠確認などはアンケート機能を利用するのですが、スポーツクラブのような気心の知れた仲間同士では、メールの返信で簡単にできる返信管理の機能が重宝がられているようです。

文例

スクールメニューの中止の連絡
＊月＊日（火）～＊日（金）まで＊＊＊体育館は、バレーボール大会の開催のため、スクールメニューは中止となります。

＊＊陸上大会中止のお知らせ

このメールは陸上部の保護者の方に配信しています。
先ほど＊＊市より＊＊陸上大会中止の連絡がありました。生徒には明日正式に連絡いたします。取り急ぎ保護者の方に連絡いたします。
ご質問等は陸上部顧問までお願いします。

女子テニス部大会中止の連絡

おはようございます。朝早くからすみません。
本日の大会は雨天のため中止となり，明日に延期となりました。
生徒は5時間授業(給食あり)・部活動となります。
よろしくお願いいたします。
女子テニス部顧問 ＊＊＊＊

＊＊カップ中止について【＊＊＊＊】

お世話になっております。
＊＊月＊＊日(＊)に予定しておりました＊＊カップ5年生大会は、＊＊府のクラブ活動自粛要請により、会場の学校使用ができなくなった為、中止となりました。
残念ではありますが、改めて参加調整をしていきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。