BCP（事業継続計画）とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。

東日本大震災以降、BCP対策について導入や見直しを検討している企業が増えています。
緊急時に倒産や事業縮小に陥らないようにするためには、平常時からBCPを準備しておき、緊急時に事業の継続・早期復旧を図ることが重要となります。

安否確認や緊急招集など迅速に連絡する手段の1つとして、携帯メール連絡網をご提案させていただきます。

BCP対策として携帯メール連絡網の導入を

緊急時に一番大切なことは社員と社員の家族の安否確認です。
災害に強い通信手段はインターネット通信といわれており、メールによる安否確認は、一度に迅速に連絡ができる方法だと考えられます。東日本大震災でも有効に働きました。

 

マ・メール連絡網を使ってできること

もしも災害が発生した場合、マ・メールの機能を使ってできることをご紹介させていただきます。

会員の安否を確認できます

①安否を確認できるアンケートメールを配信します。会員の方だけではなく、ご家族の安否、住宅の状況など一度にたくさんの情報を収集できます。
災害が起きた時のための安否確認アンケートメールの便利な使い方

②少人数の方の安否を確認するのであれば、「無事ですか？」というメールを配信し、「はい」「いいえ」のみの返信をしてもらう方法もあります。（返信管理機能）
こちらは、アンケートメールと違いシンプルなメール配信で会員の方の返信も簡単です。
会員からの返信メールの便利な使い方

避難場所などを画像でお知らせできます

住所だけではなかなか分かりにくい場所は、地図や目的地の建物の画像を添付してメールを配信します。全ての方が住所を把握しているとは限りません。確実に情報を伝えるには画像を添付し配信するのも一つの手です。

会員の現在地を把握できます

現在地報告リンクを付けてメールを配信することができます。会員の方は、現在地報告リンクから携帯のGPS機能などを利用して、管理者へ居場所を報告することができ、管理者は地図上で会員の分布を把握できます。
現在地を報告するマメール1分動画

 

普段から訓練するとよいでしょう

日本の災害一覧BCP策定をしていても、いざ緊急時に行うときは困難が予想され、正しく運用できない可能性があります。緊急事態においてあせらずスムーズに対応できるようにするには、普段の継続的な訓練をおすすめします。例えば、マ・メールでは以下のような機能があります。

安否確認メールの配信の練習

予約配信機能を使えば、毎月1回、安否確認のアンケートメールを自動で配信することができます。
管理者の方はアンケートの集計の練習ができ、会員の方はアンケートの返信の練習ができます。「どうやってアンケートに答えたらいいの？」なんてこともなくなります。また現在のメールアドレスが受信可能なのか確かめることができます。

緊急時に配信する文章を事前に作成し保存しておく

緊急時に間違いのないメールを配信するために、テンプレート機能を利用してあらかじめ文章を保存しておきましょう。
テンプレートがあれば最短の作業スピードを可能にすることができ、もれのない正確な文章を配信することができます。

複数の端末、複数の担当者で管理する

普段使用しているパソコンが使えない！配信担当者と連絡がとれない！ということも想定されます。普段からメール配信の担当者を複数名の体制にし、会社や学校などの代表のパソコンだけでなく、ご自宅のパソコン、担当者のスマホからも配信できるようにしましょう。
停電していても充電式端末（スマホ、携帯、ノートパソコン、タブレット）があり、インターネットがつながる場所ならばどこでもどなたでも配信することができます。

 

今まで日本ではたくさんの災害が起こっています。自然災害は予測できません。最低限の被害にとどめるためにも事前準備、対策をしっかり考えておきたいものです。
日本で起きた災害の歴史をまとめました。