メール連絡網に入会しているのにメールアドレスを変更してしまうとその瞬間から連絡網のメールをお届けできなくなります。 定期的に定型の文章を「全員」に配信すれば、システムで「どのメールアドレスに届けることができなかったのか」を判断できます。
届けることができなかった方のメールアドレスは自動削除され、システムは管理者に通知します。管理者は削除されたメンバーの一覧を参照できます。

連絡網のメンバーに名前の入力を徹底してもらうことで、無関係な部外者の入会を排除できます。
このような部外者の排除が必要な運用の場合は名前入力を徹底し、管理者がチェックして排除する以外に方法はありません。チェックが完了した時点で「カラメール入会を禁止」に設定すれば、新たに部外者が入会することを禁止できます。
月一回のメール配信は、月報やその月の「たより」や「行事予定」などを月初に配信するなどの利用をされている団体もおられます。

文例

毎月1回のテストメール
＊＊市災害情報メールです。
市内で発生した火災情報が、消防本部指令室より発信されます。受信者は消防職員、消防団員、市職員等登録者に限定しています。
このメール情報は、あくまで情報伝達であり招集ではありません。
また火災発生時、すぐメールが届くとは限りません。

氏名登録のお願い
プロフィールの氏名欄に本名以外の登録をされている方は、再入力をしてください。受信者の確認ができませんので情報の配信ができなくなります。

1月の行事予定について
8(火)始業式　特別時間割
9(水)5限授業 給食開始
16(水)3年期末テスト
17(木)内科健診13:00～
21(月)餅つき大会
24(木)1.2年実力テスト
29(火)全校給食後下校13:20～　職員会議14:00～
31(木)新一年生説明会

※あなたの身近な会員の方にこのメールが届かなかった方がいないかをご確認ください。
メールが届かなかった方は、以下のような原因が考えられます。
1.メールアドレスを変更された。
2.迷惑メール防止機能が有効になっている。
このような方は、再度入会されるようにお願いいたします。

【訓練】地震発生_安否確認
先ほど発生した地震に関しての安否確認メールです。
各自、現在の居場所、安否状況について、下記のURLに接続し、報告してください。
なお、現在の居場所はGPS機能を利用して報告するか、GPS機能が利用できない場合は「現在地の説明欄」に現在の場所を記載して報告してください。
また、「コメント欄」には安否状況として以下のいずれかの番号を記載して、報告してください。
(番号のみでお願いします。)

1無事であり、身動きがとれる(30分以内に出勤可能)
2無事であり、身動きがとれる(30分以上かかるが出勤可能)
3自身は無事だが、家族等に問題があり出勤不可
4救助要請中(消防等へ連絡済)又は避難している
5怪我等で身動きがとれない
6その他

※これは訓練です。

【重要】安否確認メール
先ほど発生した地震に関しての安否確認メールです。
「無事」
「軽症」
「重症」
3つのうち、どれかを返信してください。
※これは訓練です。

【要返信】安否確認テストメール
これは安否確認テストメールです。

■発生日時
12月20日11時20分
■情報種別
安否確認テストメール
■記事
震源地、○○県沖、規模(マグニチュード)は5.7、震度7の地震が発生しました。

皆さまの「安否確認」をさせていただきます。可能であれば、できるだけ早くご状況をメールで返信いただきますようお願いします。
(返信例)
・無事
・家族ともに無事

その他
・ケガをしている
・家が壊れた
などの連絡することがあればお願いします。